Per legge “il notaio indaga la volontà delle parti e sotto la propria direzione e responsabilità cura la compilazione integrale dell’atto” (art. 47 della legge notarile, modificato dalla legge 28 novembre 2005, n. 246 di semplificazione). Il notaio deve indagare la volontà delle parti in modo approfondito e completo, mediante domande e scambio di informazioni intese a ricercare anche i motivi e le possibili modificazioni della volontà prospettatagli (codice deontologico approvato dal Consiglio Nazionale del Notariato il 24 febbraio 1994).
Perciò, il rapporto tra il cliente ed il notaio inizia di regola prima della stipulazione e della lettura dell’atto notarile, per permettere al cliente di esporre in modo completo la sua volontà ed al notaio di comprenderla; e il notaio ha il dovere di orientare personalmente le parti nella scelta tra gli atti e le clausole che è possibile utilizzare per realizzare nel modo più completo lo scopo pratico che le parti si propongono, adeguandolo però alle norme imperative di legge (e cioè alle norme alle quali non è possibile derogare).
L’indagine della volontà delle parti può essere compiuta anche al momento del ricevimento dell’atto pubblico o dell’autenticazione della scrittura privata.
Il notaio può avvalersi di collaboratori nei rapporti con le parti; e risponde dell’operato dei suoi collaboratori, che operano comunque sotto la sua direzione. In ogni caso il notaio non può delegare ad altri l’indagine della volontà delle parti, che hanno diritto di manifestarla sempre a lui personalmente.
Anche quando l’atto è redatto in conformità ad una bozza predisposta dalle parti o da una di esse (es.: contratto di mutuo bancario) o da altri (es.: procura predisposta da un’agenzia di pratiche automobilistiche), il notaio deve spiegare alle parti il contenuto e gli effetti giuridici dell’atto e accertare che essi corrispondano alla volontà di tutte le parti.